目的とリミットを聞け!
お疲れ様です。
今日も1日が終わりましたね。これから、オフィスから自宅に帰ろうと思います。明日の活動の、英気を養うために。
さて、昨日から書いております「優先順位の付け方」に関して、第1要件は「自分のタスクを80~90%で設定する」ということを書きました。今日は第2要件についてです。
昨日も書きましたが、突発的に発生する仕事を避けることはできません。発生するものだと思った方が良いです。
ただ、「突発的に発生する仕事=すぐにやらなければならない仕事」と勘違いしている人が多いのではないでしょうか?
いきなり振られた仕事で、「早めにやっておいて」と言われれば、誰でも「すぐにやらなきゃ」という気持ちになりますが、すぐに取り掛かって仕事の依頼主に報告すると「早かったね」とか言われた経験って、ないですか?
突発的に発生する仕事は、すぐにやらなければならない仕事とは限りません。
きちんと、「いつまでにこの資料が必要なのか」をしっかり聞く必要があります。また、「なぜこの資料が必要なのか」つまり「資料作成の目的」も聞いておく必要がありますね。
仕事の期限と目的を聞けば、自分の中で優先順位が付けやすくなります。
「資料をまとめておいてくれ」とだけ言われたとします。それが「明日訪問するお客様に見せる目的」なのか、「来週の会議でする目的」なのか、はたまた「ただ依頼主が資料に目を通したいだけの目的」なのか、もちろんまとめ方も違うでしょうし、仕上げる期限も変わってくるでしょう。
目的と期限をきちんと聞くことで、自分の中での優先順位が付けやすくなるようにしていきましょう!